Как эффективно взаимодействовать с госзаказчиками в IT-сфере?

Мой телеграм канал - о моей студии, жизни, менеджменте, умных мыслях (надеюсь), личной эффективности, юмор

Введение

Добрый день, меня зовут Геннадий Коротков. Я руковожу веб-студией, а до этого 10 лет работал на госслужбе, где занимался госзакупками по 44-ФЗ. Сегодня я поделюсь с вами своим опытом и расскажу, как эффективно взаимодействовать с госзаказчиками в IT-сфере.

Что такое госслужба (ФЗ от 27.07.2004 N 79-ФЗ) - это профессиональная служебная деятельность граждан Российской Федерации по обеспечению исполнения полномочий Российской Федерации, федеральных государственных органов, субъектов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, а также государственные должности субъектов Российской Федерации.

Простыми словами, госслужащий это:

  • Человек, который работает в бюджете
  • Человек, который исполняет требования Российского законодательства
  • СЛУЖИТ на благо родине
  • Есть власть
  • Небольшая зарплата
  • Четкая иерархия
  • Свои интересы

44 ФЗ Принципы:

  • Принципы открытости и прозрачности
  • Принцип обеспечения конкуренции
  • Принцип профессионализма заказчика
  • Принцип стимулирования инноваций
  • Принцип единства контрактной системы в сфере закупок
  • Принцип ответственности за результативность обеспечения государственных и муниципальных нужд, эффективность осуществления закупок

Итого, у нас есть человек (заказчик) и закон.

Рамки игры очерчены и нужно находится внутри них для успешной работы с госзаказчиком.

Для успешной работы с госзаказом я бы выделил несколько критериев:

  • Наличие хорошего юриста
  • Наличие хорошего закупщика по оформлению документов для подачи заявок
  • Наличие экспертизы в предоставляемой услуге и желательно, не ниже уровня заказчика! (как бы смешно это не звучало)
  • Опыт работы с людьми с госслужбы
  • Наличия запаса прочности по марже

Сегодня разберем именно работу с людьми

1. Мотивация госслужащих: как понять и работать с ней

При старте работы по контракту я бы определил для начала типы личностей по методологии DISC.

DISC - это система психометрической классификации поведения, которая помогает понять и категоризировать различные стили коммуникации у людей.

1. D (Dominance) — Доминирование

Характеристики: Решительность, ориентация на результат, прямолинейность, стремление к контролю.

IT-специальности:

  • Руководители проектов (Project Managers): Часто берут на себя ответственность, быстро принимают решения и ведут команду к цели.
  • Технические директора (CTO): Стратеги, которые фокусируются на достижении бизнес-целей.
  • Архитекторы систем: Принимают ключевые решения о структуре и направлении разработки.

2. I (Influence) — Влияние

Характеристики: Коммуникабельность, энтузиазм, ориентация на людей, умение вдохновлять.

IT-специальности:

  • Продакт-менеджеры (Product Managers): Часто общаются с клиентами и командой, мотивируют и вдохновляют.
  • Евангелисты технологий (Tech Evangelists): Продвигают новые технологии, выступают на конференциях, вдохновляют аудиторию.
  • UX/UI-дизайнеры: Работают с людьми, чтобы понять их потребности и создать удобные интерфейсы.

3. S (Steadiness) — Стабильность

Характеристики: Надёжность, терпение, ориентация на команду, избегание конфликтов.

IT-специальности:

  • Тестировщики (QA Engineers): Тщательно проверяют продукты, работают методично и аккуратно.
  • DevOps-инженеры: Обеспечивают стабильность и бесперебойную работу систем.
  • Системные администраторы: Поддерживают инфраструктуру, решают проблемы и обеспечивают стабильность.

4. C (Conscientiousness) — Сознательность

Характеристики: Аналитичность, внимание к деталям, стремление к точности, ориентация на процессы.

IT-специальности:

  • Разработчики (Backend, Data Engineers): Пишут код, который должен быть точным и эффективным.
  • Аналитики данных (Data Scientists): Работают с большими объёмами информации, требуют высокой точности.
  • Специалисты по кибербезопасности: Анализируют риски и обеспечивают безопасность систем.

Важно:

Не все IT-специалисты строго соответствуют одному типу. Например, разработчик может быть как C (аналитик), так и D (если он лидер команды).

Команды в IT часто состоят из людей с разными стилями DISC, что помогает достигать баланса между креативностью, точностью и скоростью.

Вкратце как определить тип по внешним признакам:

D (доминирование, красный):

  • Ярко выраженные лидерские качества;
  • Склонность принимать волевые решения;
  • Фокус на результат, особенно финансовый;
  • Вспыльчивость, возможны регулярные разносы подчиненных;
  • Выражение мыслей в открытой и резкой форме.

I (влиятельность, желтый):

  • Общительность;
  • Позитивный настрой;
  • Использование и расширение сети знакомств;
  • Экстравагантность в одежде или поведении;
  • Желание окружить себя большим количеством людей.

S (Стабильность, синий):

  • Спокойствие и немногословность;
  • Внимательность к людям;
  • Придирчивость в мелочах;
  • Комфортная и консервативная одежда;
  • Уклончивость и дипломатичность.

C (постоянство, зеленый):

  • Сдержанность и официальность;
  • Предпочтительно письменное общение;
  • Повышенное внимание к мелочам, цифрам и фактам;
  • Склонность к критике всего и всех;
  • Расчетливость и логичность.

Тест на DISC можно пройти здесь - https://stratoplan-school.com/disc/#

Нужно понять (если не знаете), кто вы и спланировать тактику поведения по отношению к заказчику.

Типы мотивации по Герчикову:

1. Инструментал

Отличительные черты: от работы ожидает прежде всего, чтобы она приносила хороший доход; стремится самостоятельно обеспечить свою жизнь.

Уровень квалификации: часто средний.

Уровень ответственности: средний. При наличии денежной мотивации может быть довольно ответственным исполнителем.

Предпочтения в работе: инструментал рассматривает работу исключительно как источник заработка. Если его работа будет высоко оплачиваться, он и выполнять ее будет хорошо, какой бы сложной она не была.

Отношение к деньгам: ожидает сдельной зарплаты, которая будет зависеть от достигнутых результатов работы.

Как мотивировать: конечно же, деньгами! Возможна предметная мотивация (покупка или аренда жилья, автомобиля); если возникает необходимость к применению антистимулов, то они должны быть так же связаны с деньгами (например, штрафы).

2. Профессионал

Отличительные черты: стремление к самовыражению. Профессионал готов без конца доказывать себе и другим, что он лучший.

Уровень квалификации: высокий, он действительно становится профессионалом в своем деле.

Уровень ответственности: достаточно высокий. Характерна самостоятельность.

Предпочтения в работе: творческая работа с возможностью самовыражения. Профессионала интересует содержание работы, которую он выполняет. Если работа его не заинтересует, он не согласится взяться за нее ни за какие деньги.

Отношение к деньгам: оплата труда, с учетом различий в квалификации.

Как мотивировать: общественное признание, как лучшего в своей сфере; карьерный рост; улучшение условий труда, оплата обучения и повышения квалификации.

3. Патриот

Отличительные черты: осознание своей незаменимости; стремление к участию в важных для компании делах.

Уровень квалификации: средний или высокий.

Уровень ответственности: патриот примет на себя дополнительную ответственность, если осознает всю важность дела для организации.

Предпочтения в работе: так же и здесь – он возьмется за любую работу, если у него будет достаточно мотивации.

Отношение к деньгам: небольшие денежные компенсации, наряду с признанием заслуг.

Как мотивировать: для патриота главное - общественное признание (различные общественные вознаграждения и похвалы), благодарность от руководства; его социальный статус.

4. Хозяин

Отличительные черты: выполняет работу с максимальной самоотдачей. Не требует постоянного контроля. Очень эффективный тип.

Уровень квалификации: высокий.

Уровень ответственности: высокий; полностью принимает на себя ответственность за выполняемую работу.

Предпочтения в работе: нет особых предпочтений в какой-то работе. Однако больше мотивирует предпринимательская деятельность.

Отношение к деньгам: деньги для такого типа – не самое важное, так как для него важнее результат. Предпочтительная форма оплаты – по результатам проделанной работы.

Как мотивировать: самой большой мотивацией для хозяина служит участие в совладении и управлении, способствование карьерному росту. Такой тип не нуждается в наказаниях и указаниях. А слишком явное проявление заботы может даже обидеть его.

5. Избегательный (Люмпензированный)

Отличительные черты: стремление избежать неприятных для себя обстоятельств, как правило, работа также входит в число этих обстоятельств.

Уровень квалификации: ниже среднего. Нет стремления к повышению квалификации.

Уровень ответственности: невысокий; стремится переложить ее на кого-то другого. Зависим от руководителя. Стремится к минимизации усилий.

Предпочтения в работе: особых предпочтений нет. Преимущество этого типа в том, что ему можно поручить такую работу, на которую другие вряд ли согласятся, лишь бы заплатили за нее оговоренную сумму.

Отношение к деньгам: такой сотрудник ожидает прежде всего стабильной гарантированной зарплаты (окладной части). Иногда, согласен на низкую оплату при условии, чтобы другие не получали больше.

Как мотивировать: проявлять заботу о работнике (предоставляя различные льготы и компенсации); предметная мотивация (покупка или аренда жилья, автомобиля); антистимулы (наказания, штрафы).

Тип личности - построение тактики переговоров, обсуждений, поведения, чтобы заказчику было комфортно с вами работать, чтобы он не испытывал дискомфорт, чтобы он смог вам доверять и стал вашим адвокатом в своей организации.

Что нам это дает?

Тип мотивации - дает понимание, чем можно аккуратно манипулировать и какими струнами можно играть. Например, у Люмпена - страхами лишения премии, если вы выявили кучу проблем в ТЗ, у профессионала - приглашать его на обсуждения со своей командой, Патриота - хвалить, какой он классный.

Вкупе - это вам даст некоторый возможности при исполнения контракта, поможет выйти из неприятных ситуаций.

Дополнительная мотивация госслужащих:

  • Не нарваться на штрафы - высокая степень
  • Не нарваться на ревизоров - высокая степень
  • Не нарваться на прокуратуру, ФСБ и другие приятные организации - высокая степень
  • Освоить бюджет - высокая степень
  • Закрыть некоторые нужды - низкая степень
  • Успеть контракт в срок, чтобы избежать возни с пени, штрафами - средняя степень
  • Успеть закрыть контракт в срок, если контракт выполняется для какого-то события - высокая степень

Советы по взаимодействию с заказчиком:

  • Понять кто реально принимает решение и кто влияет на принятие решения (!!!)
  • Вокруг них и для них и строить работу
  • Соблюдайте сроки, выполняйте обещания
  • Предлагайте решения проблем и сообщайте о проблемах заранее (работа с ожиданиями)
  • Делайте чуть чуть больше, чтобы казалось, что даете допценность
  • Никогда ничего не делайте просто так, чтобы избежать ситуации, когда вам сели на шею
  • Действуйте по контракту, прочитайте его внимательно и задайте вопросы, чтобы не было потом неожиданных сюрпризов со штрафами
  • Ведите сразу официальную переписку, чтобы не казалось потом, что вы начали подготовку к суду.
  • Держите заказчика в курсе работ

2. Переговоры с госслужащими: плюсы и минусы официальной переписки

Особенности переговоров

Госслужащие часто действуют в рамках строгих регламентов, что ограничивает их гибкость.

Официальная переписка — это способ фиксации договоренностей, но она может замедлять процесс.

Переписку важно вести, как указано в контракте, чтобы суд ее принял.

Советую начинать официальную переписку с момента подписания контракта, чтобы приучить заказчика к такому способу связи и если вдруг понадобиться организовать досудебную работу, у вас будет весь материал для этого.

Дорожная карта подготовки к переговорам:

Всегда готовьтесь!

  1. В какой точки я нахожусь, что у меня есть? (изучить оппонента, знать что он хочет, его интересы, какое у него мнение обо мне, что для него важно и т.д., можно подготовить таблицу мои минусы и плюсы, чтобы понимать свои сильные и слабые стороны на переговорах)
  2. Куда я хочу прийти? (Когда знаете вашу цель, вас трудно сбить с пути)
  3. Цель достижима?
  4. Составить тактику переговоров - здесь я набрасываю приемы, которые можно было бы применить
  5. Что меня устроит? (тут важно определить красную черту, всегда иметь несколько предложений)
  6. Что делать, если апрувнули решение? (подготовить мини план дальнейших действий и рассказать оппоненту)
  7. Что будете делать, если не апрувнули решение (это очень важно понимать, поскольку если начнутся манипуляции, вы должны понимать на что готовы пойти, угрозы - разорвать контракт нужно оценить предварительно)

Плюсы официальной переписки

  • Вы получаете письменное подтверждение, которым можно потом оперировать на переговорах, в суде;
  • Вы перекладываете риск принятия неверных решений на заказчика;
  • Для суда вы показываете себя как ответственного исполнителя и показываете прозрачность процессов;
  • При подготовке ответа, заставляете заказчика продумывать ответ;
  • В случае разногласий можете показать документ, что устранит потенциальный конфликт;

Минусы официальной переписки

  • Заставляете работать заказчика, который и так перегружен работой;
  • Если не начать сразу переписку, а начать когда появятся проблемы, то все поймут, что готовитесь к досудебному делопроизводству и стелите соломку - отношение будет такое же;
  • Медленный процесс - если срочный вопрос, то письменный ответ вы не получите в ближайшие время, только если не будут применены какие-то рычаги влияния;
  • Ограниченная гибкость: сложно обсуждать нестандартные решения, в таком случае я бы предложил собирать мит или встречу, фиксировать в резюме и подписывать договоренности комиссионно;
  • Риск формализма: переписка может стать бюрократической процедурой, чтобы она такой не стала - одно письмо - один вопрос, максимум два.

Случаи, когда обязательно нужно вести официальную переписку:

  • согласование решение по ТЗ;
  • спорные вопросы;
  • вам не предоставляют в срок документацию;
  • счета, акты на приемку выполненных работ

Стратегии ведения переговоров

  • Перед переговорами изучите требования 44 ФЗ, законодательства, КОНТРАКТА, чтобы понять в какой точку вы находитесь и какие есть возможные решения - потому что к заказчику нужно приходить именно с решением, а не перекладывать на него ответственность;
  • Определите тип личности оппонента и стройте стратегию переговоров от этого знания;
  • Сочетайте официальную переписку с личными встречами или звонками.
  • Используйте переписку для фиксации ключевых моментов, а не для обсуждения деталей;
  • Будьте готовы к компромиссам, но НЕ всегда фиксируйте их письменно (со своей стороны);

Госзаказчик ограничен законом, ему все равно, что вы просчитались на 50% стоимости контракта, все что ему надо - это чтобы рабочий день закончился и его не вздрючили.

Поэтому идеальный подход, чтобы договориться, это продумать решение, которое соответствует закону, заказчика не вздрючат, у него не будет проблем и желательно, чтобы заказчику ничего не требовалось делать.

3. Улаживание конфликтов при работе с госзаказчиком

Общие советы:

Нужно сразу мягко показывать границы работы (личные границы).

Менеджеру нужно работать над отношениями с заказчиком, дойти до личных тем, найти точки соприкосновения, подружиться с ним.

Типы конфликтов

  • Организационные: несоответствие сроков, объемов работ, качества.
  • Коммуникационные: недопонимание, различие в ожиданиях.
  • Юридические: трактовка условий контракта, изменение ТЗ.
  • Личностные: не сошлись взглядами на жизнь.

Стратегии решения конфликтов

Разобраться в какой плоскости лежит конфликт: эмоциональной или рациональной.

При подозрении конфликтной ситуации, заходить в нее и разрешать - при успехе это вас сблизит с заказчиком и не даст уйти в точку не возврата.

  • Проактивность: выявляйте потенциальные конфликты на ранних этапах, сообщайте об этом заказчику.
  • Эмпатия: старайтесь понять позицию заказчика и его ограничения, но если не получается, то нужно разговаривать, выслушать и донести свою картину мира, чтобы произошла синхронизация;
  • Компромисс: предлагайте решения, которые учитывают интересы обеих сторон.
  • Документирование: фиксируйте все договоренности, чтобы избежать повторных конфликтов.

4. Манипуляции в работе с госзаказчиком

Манипуляций со стороны исполнителя - не должно быть вообще!

Манипуляции со стороны заказчика

  • Давление сроками: требование ускорить работы без изменения условий.
  • Расширение объема работ: попытки добавить задачи без увеличения бюджета.
  • Использование бюрократии: затягивание согласований или оплат.
  • Угрозы усиленной приемки работы;
  • Обещание, что в будущем будет еще работа, а щас сделайте дешевле или чуть больше;
  • Перед подписанием контракта, говорят что нашли дешевле подрядчика (это если не через аукцион происходит подписание контракта);
  • Заказчик обнаруживает ошибки в ТЗ, и за счет размытости формулировок, пытается подсунуть все немыслимые работы;

Манипуляции со стороны подрядчика

  • Завышение сложности работ: попытка увеличить бюджет;
  • Сокрытие проблем: умалчивание о рисках или ошибках;
  • Использование незнания заказчика: предложение излишне сложных решений;
  • Затягивание сроков выполнения работ, с целью получить нужные условия;
  • Понимание своей незаменимости, вследствие чего происходит выкручивание рук заказчику;

Как противостоять манипуляциям

  • Если это юридическая плоскость, то юристу нужно оценить риски, возможного наступления данного события и начинать стелить соломку;
  • Выйти на диалог с заказчиком и вскрыть манипуляцию, прямо задать вопрос, какова его цель и что он хочет;
  • Будьте прозрачны: предоставляйте полную информацию о ходе работ.
  • Фиксируйте все договоренности на бумаге: это снижает риск манипуляций.
  • Собирайте информацию о заказчике, его проколы и что можно использовать в переговорах как рычаг воздействия, если понадобится;
  • Используйте аргументы: опирайтесь на факты и данные, а не эмоции.

5. Управление изменениями в гос. контрактах при жестко зафиксированном ТЗ

Почему изменения сложны

  • Жесткие требования 44-ФЗ: любое изменение требует подписание дополнительного соглашения;
  • Риск проверок: изменения могут привлечь внимание контролирующих органов.
  • В 44-ФЗ есть ограничения по внесению изменений в госконтракт - статья 95

Стратегии управления изменениями:

  • вы можете изменить ТЗ только в рамках требований статьи 95, либо если есть дополнительные разрешения указанные в законодательстве;
  • Доказывайте необходимость изменений: предоставляйте аргументы, почему изменения улучшат результат.
  • Предлагайте альтернативы: покажите, как можно достичь цели без существенных изменений ТЗ.
  • Используйте регламенты: опирайтесь на нормы 44-ФЗ, которые допускают изменения в определенных случаях.
  • Создавайте резерв времени и бюджета: это позволит учесть возможные изменения.

Ключевые рекомендации:

  1. Поймите мотивацию и тип личности заказчика.
  2. Строго соблюдайте сроки и формальности.
  3. Фиксируйте все договоренности письменно.
  4. Готовьте себе соломку.

Рекомендованная литература:

DISC:

  • Ирина Алексеевна Толмачева, "14 правил руководства своим руководителем"

Переговоры:

  • "Ненасильственное общение" - Маршалл Розенберг
  • "Переговоры с монстрами" - Игорь Рызов
  • "Я манипулирую тобой" - Никита Непряхин
  • "Кремлевская школа переговоров" - Игорь Рызов
  • "Сначала скажите - нет" - Джим Кэмп
  • "Аргументируй это" - Никита Непряхин
  • "Психология влияния" - Роберт Чалдини

Мой телеграм канал - о моей студии, жизни, менеджменте, умных мыслях (надеюсь), личной эффективности, юмор

---

Теги: Госзакупки, Переговоры, 44-ФЗ, Бизнес, Менеджмент

Дата публикации: 27 января 2025